Come posso consultare la casella di posta elettronica certificata Legalmail?
Legalmail può essere consultata on-line attraverso la webmail Legalmail o configurando opportunamente il client di posta.
Come faccio ad utilizzare la casella legalmail on-line direttamente su internet?
Dal sito Legalmail si può accedere immediatamente alla webmail di Legalmail: con user-id (o nome completo casella) e password; con smartcard o business key, se questi strumenti sono stati associati alla user-id della casella. L'accesso via webmail non richiede alcuna configurazione; è però consigliato l'utilizzo di un browser internet recente, soprattutto qualora si intenda usare la funzione di firma e la crittografia dei messaggi. Si consiglia di controllare subito nella linguetta "opzioni" che l'impostazione standard della casella sia di proprio gradimento e di effettuare il cambio password.
Come faccio ad utilizzare la casella di posta certificata Legalmail tramite Outlook, Thunderbird o un altro strumento analogo?
Il titolare della casella, durante la procedura di registrazione, riceve a video user-id e password; le altre informazioni ed istruzioni per utilizzare la casella tramite Outlook, Thunderbird o strumenti analoghi sono reperibili nella sezione Configurazione.
Quali sono le differenze principali nell'utilizzo della casella Legalmail da webmail o da client (Outlook, Thunderbird o altro client)?
Webmail permette di accedere immediatamente alla propria casella di posta, senza necessità di attività preliminari di configurazione; quindi è lo strumento più adatto per accedere alla casella da stazioni di lavoro diverse dalla propria.
Outlook, Thunderbird (o altro client) sono strumenti più completi, ma richiedono una configurazione iniziale.
Webmail prevede che i messaggi rimangano sempre nella casella su sistema Legalmail. Outlook, Thunderbird... possono scaricare i messaggi sulla stazione di lavoro eliminandoli dalla casella nel sistema Legalmail ma possono anche essere configurati per lasciarli. Se si usa webmail o un client configurato per lasciare i messaggi in casella, è necessario ricordarsi di cancellare periodicamente i messaggi dal server. In caso contrario la casella, raggiungendo i limiti di spazio previsti, non sarà più in grado di ricevere ulteriori messaggi.
Devo avere una smart card o una business key per utilizzare la casella Legalmail?
No, non è necessario; l'utilizzo è facoltativo. La smart card di firma digitale o la Business Key InfoCert possono comunque essere utili per attribuire paternità certa alla comunicazione firmando il messaggio o un documento allegato: si vedano le risposte della sezione particolarità più avanti nella pagina.
Perché, quando utilizzo Outlook, Thunderbird o altro client per consultare la mia casella Legalmail, il messaggio ricevuto non è immediatamente visualizzato ma è un file allegato?
Il sistema di Posta Elettronica Certificata "ingloba" il messaggio PEC originario, proveniente dal mittente, nella "busta di trasporto". La "busta di trasporto", firmata digitalmente dal gestore PEC, riporta la data e l'ora esatta dell'invio (attestazione temporale) e contiene le informazioni principali sulla trasmissione (mittente, destinatari, oggetto). Il messaggio originariamente inviato dal mittente si trova di conseguenza come file allegato alla "busta di trasporto".
C'è un limite al numero di messaggi che posso ricevere nella mia casella Legalmail?
Il numero non è significativo, è importante lo spazio occupato dai messaggi. La casella ha uno spazio complessivo che viene utilizzato per contenere i messaggi in arrivo, le ricevute e la copia dei messaggi in uscita. E' importante controllare periodicamente la quantità dello spazio complessivo che rimane ancora disponibile (indicato in webmail). In ogni caso, il sistema Legamail avverte con messaggi automatici l'approssimarsi della saturazione dello spazio disponibile.
Se la casella riceve un messaggio più grande dello spazio disponibile il messaggio viene rifiutato e va perso. Quindi è utile lasciare una quantità adeguata di spazio disponibile, scaricando periodicamente i messaggi sulla propria stazione di lavoro o cancellando i messaggi che non servono.
C'è un limite al numero di destinatari da selezionare ai quali posso inviare lo stesso messaggio?
Sì. Il numero massimo di destinatari diretti (TO:) di posta certificata è 250. Il numero massimo di destinatari totali (TO: e CC:) è 500.
Non è prevista dalla norma la possibilità di invio in copia nascosta (CCN).
Perché quando invio un messaggio Legalmail ricevo due messaggi "Ricevute"?
La normativa sulla Posta Elettronica Certificata prevede la generazione di due messaggi con valore legale, la ricevuta di Accettazione e la ricevuta di Consegna che, in modo automatico, vengono inviati dai gestori PEC al mittente. Per ulteriori dettagli leggere le domande/risposte a seguire.
Che cosa è la Ricevuta di Accettazione?
Quando viene inviato un messaggio, il sistema Legalmail genera automaticamente la ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente e certifica la presa in carico e l'inoltro del messaggio di PEC all'indirizzo destinatario. La ricevuta di accettazione è firmata digitalmente dal gestore PEC InfoCert, riporta la data e l'ora esatta dell'evento (attestazione temporale), l'oggetto del messaggio e i dati del mittente e del destinatario.
La ricevuta di accettazione costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio, opponibile a terzi in caso di contenzioso. La ricevuta di accettazione è generata anche se l'invio è effettuato ad un destinatario non PEC.
Che cosa è la Ricevuta di Consegna?
Quando un messaggio Legalmail viene consegnato alla casella PEC del destinatario, il gestore PEC del destinatario genera un messaggio automatico che viene inviato al mittente e certifica la ricezione del messaggio. La ricevuta di consegna è firmata digitalmente dal gestore PEC del destinatario, riporta la data e l'ora esatta dell'evento (attestazione temporale), l'oggetto del messaggio, i dati del mittente e del destinatario ed inoltre, in allegato, il messaggio originario.
La ricevuta di consegna costituisce prova legale dell'avvenuta consegna del messaggio al destinatario, opponibile a terzi in caso di contenzioso. La ricevuta di consegna non esiste nel caso un messaggio Legalmail venga inviato ad un destinatario non PEC.
Quando ricevo un messaggio nella mia casella Legalmail, perchè generalmente è presente nell'oggetto anche la scritta "POSTA CERTIFICATA"?
Quando una casella Legalmail riceve un messaggio proveniente da un'altra casella PEC (Legalmail o di altro gestore) il sistema Legalmail specifica che tale messaggio è effettivamente di PEC e quindi la trasmissione è certificata con piena validità legale.
Quando ricevo un messaggio nella mia casella Legalmail, perchè talvolta è presente nell'oggetto anche la scritta "ANOMALIA MESSAGGIO"?
Quando una casella Legalmail riceve un messaggio proveniente da una casella ordinaria (non PEC) il sistema Legalmail specifica tale anomalia in quanto la trasmissione del messaggio non è totalmente nel circuito PEC, mancando pertanto i requisiti di validità legale propri dei messaggio PEC to PEC.
La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario?
No, la trasmissione PEC certifica l'invio del messaggio e la consegna dello stesso nella casella di PEC del destinatario, ma non la lettura.
La PEC è in grado di garantire l'identità della casella mittente?
Sì, in quanto è assicurata l'inalterabilità dell'indirizzo associato alla casella dalla quale si effettua l'invio del messaggio.
Da una casella Legalmail è possibile inviare un messaggio certificato a chiunque abbia una casella di posta elettronica tradizionale?
Sì, ma la trasmissione ha un valore legale completo solo nel caso in cui il destinatario sia dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata.
Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di averlo ricevuto?
No, in quanto la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, riporta la data e l'ora in cui il messaggio è stato consegnato nella casella di PEC del destinatario e quindi certifica l'avvenuta consegna.
Perché quando si utilizza la firma e la crittografia dei messaggi appare un avviso?
Quando si richiede la firma o la crittografia di un messaggio il sistema automaticamente controlla se nella stazione di lavoro sono già presenti alcune applicazioni necessarie e, in caso contrario, le installa. Tuttavia la dimensione complessiva di queste applicazioni (alcuni MB) può comportare un tempo di attesa significativo per chi ha una connessione ad internet non molto veloce .Per questo motivo il sistema, prima di procedere, mostra un avviso e chiede una conferma. E' disponibile anche un'opzione per non vedere ogni volta questo avviso.
Ci sono vincoli per utilizzare firma e crittografia in webmail?
Queste funzioni possono essere utilizzate solo in ambiente Windows. Ulteriori dettagli sono descritti nella risposta precedente.